Candidats et employés
Canac s’engage à respecter la vie privée et à protéger les renseignements personnels qu’elle détient. Cette politique explique la manière dont Canac recueille, utilise et communique des renseignements personnels lorsque vous soumettez votre candidature à un emploi chez nous et dans le cadre de la gestion d’une relation d’emploi. Elle vise aussi à vous informer quant aux droits dont vous disposez à l’égard de vos renseignements personnels.
1. Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?
Il s’agit de toute information qui permet d’identifier une personne physique, directement ou indirectement, par exemple, votre nom, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre date de naissance, votre numéro d’assurance sociale, les renseignements concernant votre rendement au travail, etc.
Certains renseignements, en raison de leur nature ou de la manière dont ils sont utilisés ou communiqués, soulèvent un plus haut degré d’attente en matière de vie privée. C’est le cas, par exemple, des renseignements de santé. On les appelle les renseignements sensibles.
2. Quels renseignements personnels recueillons-nous?
Nous pouvons recueillir les catégories de renseignements personnels suivants :
-
Renseignements d’identité
- Nom
- Adresse postale et électronique
- Numéro de téléphone
- Date de naissance
- Sexe
- Numéro d’assurance sociale (NAS)
- Photographie
-
Administration de l’emploi
- Qualifications et compétences
- Évaluation du rendement
- Dossier disciplinaire
- Numéro d’employé
- Renseignement personnel contenu dans un document relatif à votre emploi
- Renseignement personnel contenu dans un document médical
- Personne à charge
- Permis de conduire et autres renseignements relatifs à l’aptitude à conduire (s’il est nécessaire de conduire pour l’emploi ou comme pièce d’identité pour une vérification des antécédents)
-
Intégration
- CV et références
- Dans certains cas, les résultats de la vérification des antécédents judiciaires ou médicaux
- Renseignements discutés lors d’une conversation téléphonique de vérification des références, par exemple, au sujet de votre rendement au travail
- Informations bancaires (pour le versement des salaires)
- Statut de résident, de citoyen ou existence d’un permis de travail
- Nom et date de naissance du conjoint et/ou des personnes à charge (le cas échéant)
-
Surveillance
- Le cas échéant, géolocalisation des camions utilisés dans le cadre de vos fonctions (données de déplacement)
- Dans les cas où nous soupçonnons une infraction à nos politiques internes, l’historique de navigation, de recherche, les heures de connexion, les documents téléchargés ou toute information sur votre interaction avec un site web ou une application à l’aide du matériel informatique fourni par Canac
3. Pourquoi recueillons-nous vos renseignements personnels ?
Nous ne recueillerons, n’utiliserons et ne communiquerons que les renseignements personnels nécessaires à l’exercice de nos activités et à la gestion de votre candidature ou de votre emploi. Ceci inclut les utilisations qui suivent :
Pour faciliter le processus d’embauche
Cela comprend :
- la vérification des références fournies par un candidat
- la vérification des antécédents
- les évaluations préalables à l’emploi qui sont raisonnablement nécessaires pour effectuer le travail
- les entretiens avec les candidats potentiels à un emploi
- avec votre consentement, pour vous recontacter avec d’autres offres d’emploi qui pourraient vous intéresser
Pour communiquer avec vous
Cela comprend :
- faciliter la communication avec les employés
- pour les employés, faciliter la communication avec les membres de la famille en cas d’urgence médicale ou de toute autre situation qui peut survenir et nécessiter de contacter les membres de la famille
- pour les employés, offrir des rabais dans nos succursales
Pour administrer la relation d’emploi et les avantages liés à votre emploi
Cela comprend :
- gérer les horaires de travail et les itinéraires des chauffeurs, le cas échéant
- cumuler les heures de travail et déterminer la rémunération
- communiquer avec des tiers, notamment les prestataires de services en matière de paie ou d’avantages sociaux, les assureurs, les comptables, les avocats et divers services gouvernementaux, comme l’exige la loi
- diffuser votre photographie sur l’intranet
- administrer les régimes d’avantages sociaux
- administrer le programme d’aide aux employés (PAE)
Pour faire des statistiques et analyses
Cela comprend :
- Évaluer votre productivité et votre rendement à des fins d’évaluation et l’ajustement de votre traitement
Pour la sécurité de nos infrastructures
Cela comprend :
- utiliser divers systèmes de surveillance à des fins de sécurité, y compris la présence des employés, des candidats et d’autres personnes dans nos locaux.
- utiliser les données de géolocalisation des camions à des fins de prévention du vol et de la fraude.
- utiliser des systèmes automatisés d’accès par carte pour enregistrer de l’information sur vos entrées et sorties et sur votre temps de travail.
- utiliser des caméras de surveillance vidéo, lesquelles filment
Pour protéger votre santé et votre sécurité
Cela comprend :
- Surveiller et faire la promotion de la sécurité et de la santé des employés, ce qui comprend :
- administrer les prestations d’invalidité
- prendre des décisions relatives à l’obligation d’adaptation, au maintien de l’emploi ou à la capacité à retourner au travail en toute sécurité, ou aux risques sur le lieu de travail
- utiliser et communiquer certains renseignements de santé, notamment à des consultants médicaux, des consultants en invalidité, des parties gouvernementales ou des institutions financières
Si nous souhaitons utiliser vos renseignements personnels à des fins autres que celles décrites ci-dessus, nous vous demanderons votre consentement, sauf si la loi nous permet de faire autrement. Dans certains cas, nous vous demanderons d’exprimer votre consentement au moyen d’un geste positif.
4. Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?
Canac s’engage à garder en sécurité tous les renseignements personnels qu’elle recueille. De plus, nous nous engageons à prendre des précautions appropriées pour les protéger à l’égard de la perte, la fraude ou l’usage non désiré.
Nous limitons l’accès à vos renseignements personnels. Seuls les membres du personnel qui doivent traiter vos renseignements personnels pour remplir leurs fonctions peuvent y accéder. Ces personnes ont seulement accès aux renseignements nécessaires pour réaliser leurs tâches.
Nous avons établi les rôles et responsabilités des membres du personnel tout au long du cycle de vie de vos renseignements personnels, de leur collecte à leur destruction. Ces rôles et responsabilités sont décrits dans notre cadre de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels. Nous les révisons régulièrement pour les mettre à jour.
Nous mettons en place des mesures de sécurité robustes. Nous avons mis en place plusieurs types de mesures pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol et tout accès, utilisation ou communication non autorisé. Elles incluent :
- des mesures physiques, par exemple, des locaux verrouillés;
- des mesures technologiques, par exemple, des pares-feux;
- des mesures organisationnelles, par exemple, l’adoption d’une politique de sécurité de l’information.
Nous détruisons vos renseignements personnels après avoir rempli nos obligations. Pour en savoir, consulter la section « Comment conservons-nous vos renseignements personnels? » située ci-bas.
5. Où vos renseignements personnels sont-ils conservés?
Nous conservons habituellement vos renseignements personnels au Québec. Cependant, nous pouvons parfois communiquer vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec ou de votre province de résidence.
Dans ce cas, vos renseignements personnels sont aussi soumis aux lois de cette province ou de cet autre endroit.
Avant de communiquer vos renseignements personnels, nous prenons des mesures de protection. Nous signons aussi un contrat ou une entente qui inclut des mesures de sécurité appropriées aux renseignements communiqués.
6. Comment conservons-nous vos renseignements personnels?
Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les buts décrits dans cette politique. Même si vous n’avez plus de lien avec nous, nous devons conserver vos renseignements personnels pendant une certaine période pour respecter nos obligations de conservation décrites dans la loi et dans notre calendrier de conservation. Tant que nous les conservons, nous continuons de protéger vos renseignements personnels et d’en assurer la confidentialité.
7. À qui communiquons-nous vos renseignements personnels?
Nous pouvons communiquer des renseignements vous concernant aux catégories de tiers suivantes :
| Catégorie | Ce qu’ils font pour nous |
|---|---|
|
Services de paie Progiciel de gestion intégré (ERP) |
Administrer la rémunération des employés Administrer les rabais octroyés aux employés |
| Hébergement | Héberger nos systèmes et nos données |
| Gestion des ressources humaines | Fournir une solution d’administration des ressources humaines |
| Fournisseurs d’avantages sociaux | Administrer les régimes d’assurance santé, d’invalidité, de vie, de télémédecine, de programmes d’aides aux employés et autres avantages sociaux pour les employés |
| Institutions financières | Faciliter le paiement des salaires et des avantages, effectuer des virements bancaires, gérer les régimes de retraite et de prestations |
| Institutions fiscales et gouvernementales | Fournir des informations fiscales, déclarer les revenus des employés et les taxes, respecter les obligations légales en matière de retenues à la source |
Tout fournisseur de service à qui nous communiquons des renseignements personnels doit conclure une entente avec nous qui contient des engagements pour assurer la confidentialité des renseignements communiqués.
8. Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels?
| Retirer votre consentement | Accéder à vos renseignements personnels et les faire corriger |
|---|---|
|
Vous pouvez demander à retirer votre consentement à l’utilisation, à la communication et à la conservation de vos renseignements personnels. Le traitement de cette demande dépend de la situation et du but visé. Selon le cas :
Dans tous les cas, nous pourrions devoir conserver certains renseignements personnels pour respecter nos obligations imposées par la loi. |
Vous pouvez demander l’accès à vos renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et en obtenir copie. Si un renseignement personnel vous concernant est inexact, incomplet ou équivoque, ou si sa collecte, sa communication ou sa conservation ne sont pas autorisées par la loi, vous pouvez demander qu’il soit rectifié. |
9. Mettrons-nous à jour cette politique?
Comme les préoccupations en matière de protection des renseignements personnels, les pratiques d’affaires et la loi évoluent constamment, nous pourrions devoir modifier cette politique de confidentialité. Si nous y apportons des changements importants, nous en ferons l’annonce en diffusant un avis de mise à jour sur notre site web et par tout moyen propre à atteindre les personnes concernées.
Si cette politique venait à changer, la version à jour, telle qu’affichée en ligne, s’appliquera à vous.
10. Comment nous contacter?
Pour toute question, pour formuler des commentaires ou pour émettre une plainte au sujet de cette politique, vous pouvez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels :
confidentialite@canac.ca